Bei vielen Unternehmen steht eine Umstellung der Telefonie schon seit längerem auf der Liste der zu erledigenden Aufgaben. Nicht weil die derzeitige Lösung unmittelbar versagt, sondern weil klar ist, dass sie nicht mehr optimal zu der heutigen Arbeitsweise des Unternehmens passt.
Dennoch wird das Thema oft vernachlässigt. Das liegt nicht an Widerstand oder daran, dass man keinen Nutzen darin sieht, sondern oft daran, dass niemand genau weiß, welche Auswirkungen es auf die Agenda hat.
Verzögerungen sind selten technischer Natur
In gesprekken met IT-managers en directieleden horen we dit regelmatig terug:
“We willen hier best naar kijken, maar nu even niet.”
Dieses „jetzt nicht“ hat selten mit Technik zu tun, sondern oft mit:
- Wie viel Zeit kostet uns das?
- Wer muss hier alles einbezogen werden?
- Wo fangen wir überhaupt an?
- Was passiert, wenn wir auf halbem Weg stecken bleiben?
Ohne akute Störung oder unmittelbare Dringlichkeit wird das Projekt dann automatisch verschoben. Nicht weil es unwichtig ist, sondern weil es sich wie ein zusätzliches IT-Projekt auf einer bereits vollen Agenda anfühlt. Solange die Telefonie noch „normal” funktioniert, hat es daher oft keine Priorität. Das ist schade, denn eine moderne VoIP-Umgebung bietet enormen Komfort, Vorteile und oft sogar mehr Umsatz und/oder Kundenzufriedenheit.
Unsicherheit über den Prozess erhöht die Hemmschwelle
Was viele Unternehmen unterschätzen, ist, dass ein Telefoniewechsel nicht wegen der Technik spannend ist, sondern wegen des damit verbundenen unbekannten Prozesses.
Solange unklar ist:
- welche Schritte erforderlich sind
- wenn welche Beteiligung verlangt wird
- welche Auswirkungen dies auf den täglichen Betrieb hat
Es bleibt ein Thema, für das niemand wirklich Verantwortung übernimmt, sodass es oft lange liegen bleibt.
Wie FM Telecom dies anders angeht
Bei FM Telecom betrachten wir einen Telefoniewechsel daher nicht als klassisches IT-Projekt, sondern als begleiteten Prozess, bei dem die Belastung für das Unternehmen so gering wie möglich sein sollte.
Das beginnt mit Klarheit.
Wir arbeiten mit einem festen Stufenplan, in dem wir Organisationen in folgende Schritte einbeziehen:
- die aktuelle Situation und Probleme
- die Möglichkeiten zur Verbesserung der Erreichbarkeit
- die Schritte hin zu einer neuen Einrichtung
Wichtig dabei ist, dass dieser Prozess parallel zur bestehenden Umgebung abläuft. Die derzeitige Telefonie bleibt vollständig betriebsbereit, während die neue Umgebung aufgebaut, getestet und abgestimmt wird.
Das bedeutet:
- kein „Big Bang“-Moment, sondern ein reibungsloser Übergang
- kein Druck auf den täglichen Betrieb
- Keine zusätzliche Projektbelastung für die IT
Wechseln, ohne dass es „dazu kommt“
Da FM Telecom die Leitung der Vorbereitung, Einrichtung und Abstimmung übernimmt, verändert sich die Rolle der IT von einer ausführenden zu einer prüfenden und mitdenkenden Funktion.
Die Organisation muss sich somit nicht selbst überlegen, wo sie beginnen soll oder welche Reihenfolge sinnvoll ist. Diese Struktur ist bereits vorhanden, wodurch Raum entsteht, um tatsächlich aktiv zu werden. Nicht, weil plötzlich Dringlichkeit besteht, sondern weil das Projekt überschaubar und vorhersehbar wird.
Zusammenfassend
Ein Telefoniewechsel wird daher oft nicht durchgeführt, weil der Zeit- und Arbeitsaufwand überschätzt wird. Dies liegt meist daran, dass der Prozess unklar erscheint.
Wenn dieser Prozess klar strukturiert ist und parallel zur bestehenden Umgebung durchgeführt wird, verschwindet diese Hürde und der Wechsel wird nicht zu einer zusätzlichen Belastung, sondern zu einem logischen Teil der Verbesserung. Unsere Experten unterstützen Sie gerne dabei.
