Många organisationer har länge haft en telefonibytest på sin lista över åtgärder. Inte för att den nuvarande lösningen direkt är bristfällig, utan för att det är uppenbart att den inte längre passar organisationens nuvarande arbetssätt.
Ändå förblir ämnet ofta ouppmärksammat. Det beror inte på motstånd eller att man inte ser nyttan med det, utan ofta på att ingen vet exakt vilken inverkan det har på dagordningen.
Uppskjutning är sällan tekniskt
In gesprekken met IT-managers en directieleden horen we dit regelmatig terug:
“We willen hier best naar kijken, maar nu even niet.”
Det där med "inte just nu" har sällan med teknik att göra, utan handlar ofta om:
- Hur lång tid tar det?
- Vem ska vara involverad i detta?
- Var ska vi börja?
- Vad händer om vi fastnar halvvägs?
Utan akut störning eller direkt brådska skjuts projektet automatiskt upp. Inte för att det är oviktigt, utan för att det känns som ett extra IT-projekt ovanpå en redan fullspäckad agenda. Så länge telefonin fortfarande fungerar "som vanligt" är det därför ofta ingen prioritet. Det är synd, för en modern VoIP-miljö ger enorm bekvämlighet, fördelar och ofta även ökad försäljning och/eller kundnöjdhet.
Osäkerhet kring processen ökar tröskeln
Vad många organisationer underskattar är att ett byte av telefoni inte känns spännande på grund av tekniken, utan på grund av den okända processen kring det.
Så länge det är oklart:
- vilka åtgärder som krävs
- när vilket engagemang krävs
- vad det innebär för den dagliga verksamheten
Det förblir ett ämne som ingen riktigt tar ansvar för, vilket gör att det ofta blir liggande länge.
Hur FM Telecom hanterar detta på ett annat sätt
På FM Telecom ser vi därför inte en telefonibyt som ett klassiskt IT-projekt, utan som en vägledd process där belastningen för organisationen ska vara minimal.
Det börjar med tydlighet.
Vi arbetar med en fast stegplan där vi tar med organisationer i:
- den nuvarande situationen och problemområdena
- möjligheterna att öka tillgängligheten
- stegen mot en ny inredning
Det är viktigt att denna process sker parallellt med den befintliga miljön. Den nuvarande telefoni kommer att förbli fullt fungerande medan den nya miljön byggs upp, testas och anpassas.
Det betyder:
- ingen "big bang"-moment, utan en smidig övergång
- ingen press på den dagliga driften
- ingen extra projektbelastning för IT
Byte utan att det blir "extra"
Eftersom FM Telecom tar över ansvaret för förberedelser, inredning och samordning förändras IT-avdelningens roll från att vara verkställande till att vara granskande och medverkande.
Organisationen behöver inte själv fundera över var man ska börja eller vilken ordning som är logisk. Strukturen finns redan på plats och just därför skapas utrymme för att komma igång. Inte för att det plötsligt finns en brådska, utan för att projektet blir hanterbart och förutsägbart.
Sammanfattningsvis
En telefonibytet blir därför ofta inte genomfört eftersom man överskattar den tid och uppmärksamhet som krävs. Detta beror oftast på att processen känns oklar.
När processen är tydligt utformad och genomförs parallellt med den befintliga miljön försvinner denna tröskel och övergången blir inte en extra belastning utan en logisk del av förbättringen. Våra experter hjälper dig gärna.
