Yuki är ett snabbväxande företag som utvecklar redovisningsprogramvara med kontor i Nederländerna och Belgien. Varje dag arbetar medarbetarna intensivt tillsammans, både sinsemellan och med kunder och partners. Det kräver en IT-miljö som är tillförlitlig, men framför allt förutsägbar och lätt att hantera.
I Yukis kontor i Rotterdam visade sig just den grunden vara en utmaning.
Utmaningen: ett kontor som motverkar wifi-tekniken
Vid renoveringen av kontoret valde den dåvarande IT-leverantören en nästan helt trådlös installation.
Byggnaden är gammal, består till stor del av betong och har stora pelare och avskilda utrymmen. Dessutom ligger kontoret vid vattnet, där kryssningsfartyg regelbundet lägger till och sänder ut wifi-signaler med tusentals enheter samtidigt. Detta orsakade störningar, instabila anslutningar och platser där täckningen helt enkelt försvann.
Patrick Peeters, IT-ansvarig hos Yuki, minns den perioden väl:
”Det såldes med budskapet: allt kan enkelt göras trådlöst. Men så var det inte alls. Vi stötte hela tiden på platser där det inte fungerade bra.”
För en organisation där man ringer, konfererar och samarbetar mycket, ofta samtidigt och via wifi, började detta påverka det dagliga arbetet.
Fast i kontrakt, flexibel i service
Men det som förvärrade problemet för Yuki var inte bara tekniken. Det var framför allt bristen på kommunikation hos den dåvarande IT-leverantören. Problem förblev olösta, kontrakten var långa, avtalen var otydliga och IT-avdelningen fick själv leta efter svar.
Patrick inser det tydligt:
”Det är helt normalt att ha ett tekniskt problem ibland. Det är inte det som är problemet. Problemet är när man inte hör något efteråt.”
Yuki letade efter en leverantör som inte bara kunde leverera, utan också vågade ta ansvar. Den sökningen ledde till FM Telecom.
Övergången: sökandet efter ägarskap och tillgänglighet
När Yuki bestämde sig för att göra något annorlunda var önskemålet tydligt: en partner som inte bara är tekniskt stark, utan också tillgänglig, transparent och engagerad. Inga långa köer, ingen avköpning av kontakt, utan direkt kontakt när det behövs.
Yuki fann det arbetssättet hos FM Telecom.
Patrick:
Wat voor mij meteen opviel, is dat communicatie bij FM echt voorop staat. Je krijgt altijd reactie. En je weet waar je aan toe bent.
Hur FM Telecom kommunicerar i praktiken
Från första stund valde FM Telecom att satsa på öppen och kontinuerlig kommunikation. Inte bara i projekt, utan även utanför dem.
Istället för biljetter och väntetider uppstod direktkontakt. Patrick fick en fast kontaktperson, men visste också att det alltid fanns någon tillgänglig. Via telefon, WhatsApp eller helt enkelt på plats.
Ik heb een WhatsApp-groep met meerdere mensen van FM Telecom. Als ik daar een bericht in stuur, heb ik altijd al snel reactie. Dat geeft enorm veel rust.
Även vid störningar utanför kontorstid var FM Telecom synligt. Även när orsaken låg utanför deras direkta inflytande fortsatte kommunikationen att fungera.
”Vi hade ett glasfiberfel på gatan. Det var inte FM:s fel, men de höll oss kontinuerligt informerade. Varje halvtimme visste jag var vi stod.”
För Patrick är det avgörande:
”Du vill inte leva i osäkerhet. Även om problemet ännu inte är löst.”
Kommunikation som en del av hantverket
FM Telecoms kommunikation begränsar sig inte till statusuppdateringar. Även när det gäller tekniska val förklaras allt tydligt. Inte med jargong, utan på ett sätt som är begripligt för både IT-avdelningen och ledningen.
Patrick:
Ze leggen dingen uit in Jip-en-Janneke-taal. Daardoor snapt ook de directie waarom bepaalde keuzes nodig zijn en wat het oplevert.
Det underlättar beslutsfattandet och förhindrar diskussioner i efterhand. IT behöver inte övertyga lika mycket, eftersom historien stämmer.
En annan strategi: först mäta, sedan diskutera
Patrick:
”FM har mätt upp allt här och också sagt: nej, det går inte att göra allt trådlöst. På vissa ställen måste man helt enkelt dra kablar.”
Denna ärlighet var avgörande. Allt kunde inte lösas på en gång, men en plan utarbetades. Steg för steg omorganiserades wifi-miljön med extra åtkomstpunkter, kompletterande kabeldragning där det behövdes och kontinuerliga mätningar för att kunna göra löpande justeringar.
FM Telecom tog hänsyn till hur Yuki faktiskt arbetar: många enheter, många möten och mycket samtidig användning.
Lösningen slutar inte med planen
Det som kännetecknar samarbetet är att FM Telecom inte slutar vid leveransen. Nya situationer uppstår ständigt i en livlig kontorsmiljö: extra telefonbås, nya mötesrum eller utbyggnader från andra kontor.
Ett exempel som Patrick minns särskilt väl inträffade i samband med installationen av telefonkiosker. Dessa visade sig vara så välisolerade att det knappt gick att få någon täckning.
Patrick berättar:
Die belhokken waren zó goed geïsoleerd dat er geen verbinding was. Mark, de eigenaar van FM, is toen zelf onder de vloer gekropen om daar een access point te plaatsen, zodat het gewoon goed werkte.
Situationen idag: lugn genom förtroende
Idag fungerar wifi- och nätverksmiljön hos Yuki som den ska. Men ännu viktigare: Patrick vet att om något händer är han inte ensam.
Je merkt pas hoe belangrijk goede IT is als het geen onderwerp meer is.
Varför Yuki väljer FM Telecom
Yuki uppskattar FM Telecom för:
- tydlig och kontinuerlig kommunikation
- tekniskt kunnande som förklaras på ett begripligt sätt
- äganderätt vid problem
- flexibilitet utan strypande kontraktsstrukturer
Goede IT gaat voor mij niet over techniek, maar over communicatie. Dat is precies waar FM Telecom voor ons het verschil maakt. – Patrick